Kommunikation og påmindelser¶

Kadenio sender et lille udvalg af service-e-mails til dine kunder: når en reparation er godkendt, og når den er klar, en kvittering, når de betaler, servicepåmindelser, som du planlægger for en cykel, og bekræftelser for gavekort og rabatkoder. Teksterne skrives og vedligeholdes af Kadenio på engelsk og dansk, og hver e-mail har butikkens navn, logo og kontaktoplysninger. Tilbud er noget andet: dem sender du fra CRM, og kun til kunder med samtykke til markedsføring. Denne side forklarer, hvilke e-mails der sendes, hvordan samtykke fungerer, hvordan du planlægger servicepåmindelser, og hvilke e-mails du kan slå til og fra.

Hvem kan bruge dette¶

Opgave	Hvem
Se servicepåmindelserne for en kundes cykel	Alle, der kan åbne Kunder og cykler
Planlægge eller annullere en servicepåmindelse	Ejer
Slå e-mailtyper til eller fra	Ejer (Indstillinger → E-mail)
Registrere kundens samtykke til e-mail	Medarbejdere, der kan redigere kunder (se Kunder og cykler)
Sende tilbud	Se CRM

Før du starter¶

Kunden har en e-mailadresse på kunden. Til servicepåmindelser skal Drifts-e-mail også være slået til.
Cyklen er registreret på kunden.
Indstillinger → E-mail → Serviceremindere er slået til (det er standard).

Nøglebegreber¶

Begreb	Betydning
Service-e-mails	E-mails om kundens egen reparation eller eget køb: reparation godkendt, klar til afhentning, betalingskvittering og bekræftelser for gavekort og rabatkoder. De kræver kun en e-mailadresse, intet samtykke.
Drifts-e-mail	Kundens Drifts-e-mail ("Tillad serviceopdateringer og driftsdokumenter via e-mail."). Den kræves til servicepåmindelser, som inviterer kunden til at bestille en ny service.
Samtykke til markedsføring	En separat indstilling på kunden (Samtykke til markedsføring) til tilbud, der sendes fra CRM. Den er aldrig nødvendig for service-e-mails, og samtykke til service erstatter den aldrig.
E-mailens udseende	Butikkens navn og logo øverst, adresse og kontaktoplysninger nederst, og svar går til butikkens e-mailadresse. En lille linje "Sendt med Kadenio" viser, hvilket system der sendte den.
Servicepåmindelse	Én e-mail på én dato for én af kundens cykler, der inviterer kunden til at bestille næste service.
E-mailtekster	Leveres af Kadenio på engelsk og dansk. Butikker kan ikke redigere dem.

Status for påmindelser¶

Status	Betydning
I kø	Venter på sin dato
Sender	Sendes lige nu
Sendt	Sendt til kunden
Kræver opmærksomhed	Sidste forsøg mislykkedes. Kadenio prøver automatisk igen.
Annulleret	Annulleret af en medarbejder, eller ikke sendt, fordi servicepåmindelser var slået fra

E-mailene¶

E-mail	Hvornår den sendes
Reparation godkendt	Når en reparationssag skifter til Godkendt. Viser det godkendte arbejde og det forventede beløb i alt (se Værksted)
Klar til afhentning	Når en reparationssag skifter til Klar til afhentning
Betalingskvittering	Når et salg med en kunde betales ved kassen (se POS-kasse)
Gavekort udstedt, gavekort brugt, rabatkode brugt	Automatisk ved kassen eller ved udstedelse (se Loyalitet og belønninger)
Servicepåmindelse	På den dato, du planlægger
Tilbud	Når du sender et fra CRM, kun til kunder med Samtykke til markedsføring

Der sendes ingen e-mail, når en cykel indleveres.

Servicepåmindelsen hilser på kunden ved navn, nævner cyklen og datoen, hvor servicen forfalder, og har en knap til at bestille: den åbner butikkens hjemmeside, eller ringer til butikken, hvis der ingen hjemmeside er.

Sådan planlægger du en servicepåmindelse¶

Åbn Kunder og cykler, og vælg kunden.
Vælg cyklen. Vælg Påmindelsesdato under Servicepåmindelser for denne cykel ("Påmindelser herfra forbliver knyttet til netop denne cykel."). Den foreslåede dato er 30 dage fra i dag.
Vælg Planlæg påmindelse. Du ser "Servicepåmindelsen er planlagt.", og påmindelsen vises som I kø.

E-mailen sendes kl. 9.00 på den valgte dato (tiden på den enhed, du planlagde fra), på det sprog, appen viste, da du planlagde den. Planlægger du samme cykel på samme dato to gange, beholdes kun én påmindelse.

Sådan annullerer du en servicepåmindelse¶

Find påmindelsen på samme cykelkort.
Vælg Annuller. Du ser "Servicepåmindelsen er annulleret."

Annuller vises ikke for påmindelser, der allerede er Sendt eller Annulleret.

Sådan slår du e-mailtyper til eller fra¶

Åbn Indstillinger → E-mail.
Slå Reparation godkendt, E-mail når klar til afhentning, Serviceremindere, E-mail med POS-kvittering eller Bekræftelser for gavekort og rabatkoder til eller fra.
Vælg Gem indstillinger.

Se Indstillinger.

Regler du skal kende¶

En påmindelse kan ikke ændres. Annullér den, og planlæg en ny.
Cyklen skal tilhøre kunden.
Lige før afsendelse kontrollerer Kadenio igen, at e-mailtypen er slået til, og at kunden stadig har en e-mailadresse. For servicepåmindelser kontrolleres også Drifts-e-mail, og for tilbud Samtykke til markedsføring.
Samtykke til service og samtykke til markedsføring er adskilt. Det ene erstatter aldrig det andet.
Hver reparations- og betalingsmail sendes én gang. Kunden kan ikke ved en fejl få den samme kvittering to gange.

Hvad sker der bagefter¶

På påmindelsesdatoen sendes e-mailen, og status bliver Sendt.
Er Serviceremindere slået fra, når en påmindelse forfalder, bliver påmindelsen Annulleret.
Har kunden ingen e-mailadresse eller intet samtykke, eller er cyklen fjernet, viser påmindelsen Kræver opmærksomhed, og Kadenio prøver igen dagen efter. Ret kunden, så sendes den ved næste forsøg.
Mislykkes afsendelsen af en anden grund, viser påmindelsen Kræver opmærksomhed, og Kadenio prøver automatisk igen.

Ikke tilgængeligt i denne version¶

Nyhedsbreve og gentagne kampagner (engangstilbud findes i CRM).
SMS eller WhatsApp.
At skrive eller redigere dine egne e-mailskabeloner.
En e-mail, når en cykel indleveres.
At vælge et andet sprog til en enkelt kunde.

Almindelige spørgsmål og problemer¶

Symptom	Årsag	Hvad du gør
"Servicepåmindelsen kunne ikke planlægges."	Du er ikke ejer, eller cyklen tilhører ikke kunden	Bed ejeren om at planlægge den; tjek cyklen
Påmindelsen viser Kræver opmærksomhed	Ingen e-mailadresse eller intet samtykke, eller et afsendelsesproblem	Tjek kundens e-mail og Drifts-e-mail; Kadenio prøver automatisk igen
Påmindelsen blev Annulleret af sig selv	Serviceremindere var slået fra på forfaldsdagen	Slå den til, og planlæg en ny påmindelse
Påmindelsen blev sendt en dag for tidligt eller sent	Enheden, du planlagde fra, står i en anden tidszone end butikken	Planlæg fra en af butikkens enheder
Påmindelsen kom på det forkerte sprog	Den bruger det sprog, appen viste ved planlægningen	Skift appens sprog, før du planlægger (se Sprog og formater)
En kunde fik ikke en reparations- eller betalingsmail	Ingen e-mailadresse på kunden, eller e-mailen er slået fra	Tilføj e-mailadressen på kunden; tjek Indstillinger → E-mail