Værksted¶

Værksted følger hver reparation, fra cyklen indleveres, til kunden henter den. Du opretter en reparationssag for kundens cykel, fører den trin for trin gennem tydelige statusser, tilføjer arbejde og dele til estimatet og holder kunden orienteret. Når kunden godkender arbejdet, sender Kadenio dem det godkendte arbejde og beløbet på e-mail, og du kan udskrive en reparationskvittering. Når cyklen er klar, sender Kadenio en ny e-mail. Der modtages aldrig betaling i værkstedet: sagen betales i POS, og sagen viser det, POS har registreret. "Klar", "betalt" og "afhentet" er altid separate trin.

Hvem kan bruge dette¶

Ejer, Leder og Afdelingsleder kan åbne Værksted. Teammedlemmer kan ikke.
Ejeren kan alt her. Andre medarbejdere kan kun oprette sager, skifte status, tilføje linjer og udskrive reparationskvitteringer, hvis Ejeren har givet dem lov til at arbejde med reparationer.
At oprette en kunde eller en cykel fra indleveringsvinduet kræver lov til at redigere kunder og cykler.
Betaling for en sag sker i POS og følger POS-reglerne. Se POS-kasse.

Se Roller og rettigheder.

Før du starter¶

Kunden og cyklen findes, eller du opretter dem under indleveringen.
De dele, du vil tilføje, findes under Produkter og serviceydelser som produkter og er på lager. Se Lager.
For at kunden får reparationsmails, skal der være en e-mailadresse på kunden. Reparation godkendt og E-mail når klar til afhentning skal være slået til under Indstillinger → E-mail (begge er slået til som standard). Der kræves intet samtykke: det er service-e-mails om kundens egen reparation.

Nøglebegreber¶

Statusser¶

Status	Betydning
Modtaget	Cyklen er indleveret. Arbejdet er ikke startet.
Fejlsøges	Mekanikeren undersøger cyklen og forbereder estimatet.
Afventer godkendelse	Estimatet er klar. Afvent kundens godkendelse, før der udføres betalingspligtigt arbejde.
Godkendt	Kunden har godkendt estimatet. Kadenio sender kunden det godkendte arbejde på e-mail, og du kan udskrive reparationskvitteringen. Den planlagte reparation kan starte.
I gang	Reparationen er i gang. Registrér dele og arbejde på sagen.
Klar til afhentning	Arbejdet er færdigt. Kadenio sender kunden en e-mail. Modtag betaling i POS, før cyklen udleveres.
Afhentet	Cyklen er udleveret. Sagen er lukket.
Annulleret	Sagen er annulleret. Den bliver i historikken.

Trin du kan tage¶

Sagen tilbyder kun det næste tilladte trin.

Fra	Knap	Går til
Modtaget	Start fejlsøgning	Fejlsøges
Fejlsøges	Bed om godkendelse	Afventer godkendelse
Afventer godkendelse	Godkend estimat	Godkendt
Godkendt	Start arbejdet	I gang
I gang	Markér klar til afhentning	Klar til afhentning
Klar til afhentning	Markér afhentet	Afhentet

Annuller sag kan bruges fra Modtaget til og med I gang. Du kan ikke gå et trin tilbage, springe et trin over eller genåbne en lukket sag.

Betaling på sagen¶

Vises på sagen	Betydning
Ikke registreret i POS	Der er ikke lavet et salg for sagen.
Betaling afventer	Der er startet et salg i POS, men det er ikke betalt.
Betalt i POS	Sagen er betalt. Beløb, betalingsmetode og salgsnummer vises.

Værkstedets skærme¶

Værkstedskø: vælg Ny reparationssag for at indlevere en cykel. Søg med Søg på sagsnummer eller problem… (finder også kundens navn, e-mail, telefon og cykeloplysninger). Faner filtrerer køen: Alle plus de faner, Ejeren har sat op under Indstillinger → Værksted → Sagsfaner. Standardfanerne hedder New tickets (nye sager, status Modtaget), Ready for customer (klar til kunden, status Klar til afhentning) og Waiting (venter, status Afventer godkendelse); Ejeren kan omdøbe dem. Listen viser Reparationssag, Opgave, Kunde, Aftalt afhentningsdato og Status.

Sagssiden: Tilbage til værksted, status, sagsnummer og problem samt knapperne Udskriv kvittering (fra Godkendt og frem), Åbn POS, næste trin og Annuller sag. Herunder Sagsdetaljer, Produkter og arbejde med Estimat i alt, Statushistorik, kortene Kunde og Cykel, Næste trin og Betaling og afregning.

Sådan indleverer du en cykel¶

Vælg Ny reparationssag under Værksted.
Under Kunde og cykel:
1. Vælg Kunde (søg med Søg efter kunder), eller vælg Ny kunde, udfyld mindst Kundens navn, tilføj kontaktoplysninger og samtykker som aftalt med kunden, og vælg Gem kunde.
2. Vælg Cykel, eller vælg Tilføj cykel, vælg Cykeltype, udfyld mindst ét af felterne Mærke, Model, Stelnummer eller Serienummer, og vælg Gem cykel.
Udfyld Problem (påkrævet) under Reparationsdetaljer. Tilføj eventuelt Tilstand, Indleveringsnoter, en Aftalt afhentningsdato og den Ansvarlig medarbejder.
Vælg Opret sag. Du ser "Reparationssagen er indleveret." Sagen åbner med status Modtaget.

Note

Aftalt afhentningsdato er et mål for værkstedet, ikke et løfte om betaling eller færdiggørelse.

E-mails, kunden modtager¶

Kadenio sender kunden to e-mails under en reparation. Begge er skrevet af Kadenio på butikkens sprog, har butikkens navn, logo og kontaktoplysninger, og svar går til butikkens e-mailadresse.

Hvornår	E-mail	Indhold
Sagen skifter til Godkendt	Reparation godkendt	Cyklen, reparationssagens nummer, Aftalt afhentningsdato, det godkendte arbejde og de godkendte dele med priser samt det forventede beløb i alt. Den slutter: "Vi sender en e-mail, når cyklen er klar til afhentning. Du betaler, når du henter den."
Sagen skifter til Klar til afhentning	Klar til afhentning	Cyklen, reparationssagens nummer, hvornår den blev klar, og hvor den kan hentes, med knappen Find vej, når butikkens adresse er udfyldt.

Der sendes ingen e-mail ved indleveringen. Kunden betaler ved kassen, når cyklen hentes, og får betalingskvitteringen dér (se POS-kasse).

Note

Hver e-mail sendes én gang pr. sag. Kan den ikke sendes (for eksempel fordi der ingen e-mailadresse er), gennemføres statusskiftet alligevel.

Sådan udskriver du reparationskvitteringen¶

Reparationskvitteringen er tilgængelig, når kunden har godkendt arbejdet: på sager med status Godkendt, I gang, Klar til afhentning eller Afhentet.

Vælg Udskriv kvittering på sagen.
Browserens udskriftsvindue åbner. Udskriv den, eller gem den som PDF.

Kvitteringen er kompakt. Den viser butikkens navn, adresse, telefon, e-mail, hjemmeside og CVR-nummer, reparationssagens nummer, godkendelsesdatoen, Aftalt afhentningsdato, kundens navn og telefon, cyklen og serienummeret, det godkendte arbejde med priser, Forventet i alt og sidefoden fra Indstillinger → Print. Layoutet følger Kvitteringsformat under Indstillinger → Print (Browser / A4 eller 80 mm termisk).

Sådan redigerer du sagen¶

Vælg Rediger sag (ikke muligt på sager, der er Afhentet eller Annulleret).
Ret Problem, noterne, Aftalt afhentningsdato eller Ansvarlig.
Vælg Gem. Du ser "Reparationssagen er opdateret."

Sådan tilføjer du arbejde eller en del¶

Vælg Tilføj linje.
Vælg Linjetype:
- Arbejde: udfyld Beskrivelse, Antal og Enhedspris.
- Del: vælg Katalogdel. Beskrivelse og pris hentes fra produktet, og du kan ændre dem.
Udfyld Antal og Enhedspris i butikkens valuta, f.eks. 25,00.
Vælg Tilføj linje. Du ser "Reparationslinje tilføjet.", og Estimat i alt stiger.

Dele trækkes fra lageret med det samme

Når du tilføjer en del, trækkes den fra lageret med det samme, én gang. Se Hvad sker der bagefter.

Sådan fører du sagen videre¶

Vælg næste trin, f.eks. Start fejlsøgning, på sagen eller i kortet Næste trin.
Tilføj eventuelt en Note til statusskift til næste mekaniker eller kundeposten.
Vælg Bekræft status. Du ser "Sagens status er opdateret."

Sådan annullerer du en sag¶

Vælg Annuller sag.
Læs Annuller denne reparationssag?, tilføj eventuelt en note, og vælg Bekræft status.

Sådan tager du betaling og udleverer cyklen¶

Når sagen er Klar til afhentning, vælger du Åbn POS. Kassen åbner med sagens linjer og kunde. Se POS-kasse.
Modtag betaling i POS. Sagen viser nu Betalt i POS.
Når kunden henter cyklen, vælger du Markér afhentet og Bekræft status. Sagen er Afhentet og kan ikke længere ændres.

Regler du skal kende¶

Kunde, cykel og problem er påkrævet: "Kunde, cykel og problem er påkrævet."
En cykel skal have mindst ét af mærke, model, stelnummer eller serienummer: "Tilføj mærke, model, serienummer eller stelnummer, så cyklen kan identificeres."
Lukkede sager (Afhentet eller Annulleret) kan ikke redigeres eller få nye linjer.
Antallet af dele skal være hele tal, og der skal være nok på lager; ellers ser du "Reparationslinjen kunne ikke tilføjes. Kontrollér lageret, og prøv igen."
Priser må højst have 2 decimaler.
Linjetotalen er antal × enhedspris. Der beregnes ikke moms på sagens linjer.
Kadenio forhindrer dig ikke i at markere en cykel som afhentet, før den er betalt. Kontrollér altid Betalt i POS først.
E-mailene om godkendt reparation og klar til afhentning sendes hver især én gang pr. sag.

Hvad sker der bagefter¶

Indlevering: sagen oprettes som Modtaget, og Ejeren får en notifikation om, at reparationen er indleveret. Kunden får ingen e-mail.
Statusskift: registreres i Statushistorik med tidspunkt, person og din note.
Godkendt: kunden modtager e-mailen om godkendt reparation, og Udskriv kvittering bliver tilgængelig.
Klar til afhentning: kunden modtager e-mailen om, at cyklen er klar, og Ejeren får en notifikation om, at reparationen er klar.
Del tilføjet: lageret falder med antallet, og bevægelsen vises som Værkstedsforbrug under Lager.
Betaling: registreres i POS, hvor du kan udskrive betalingskvitteringen, og kunden får den på e-mail. Betalingen ændrer ikke sagens status; du skal stadig markere cyklen som afhentet.
Annullering: dele, der allerede er tilføjet, lægges ikke tilbage på lager. Registrér en Regulering med Forøg lager under Lager.

Ikke tilgængeligt i denne version¶

At ændre eller fjerne en linje, når den er tilføjet.
At vælge en serviceydelse fra kataloget til en arbejdslinje. Skriv i stedet beskrivelse og pris.
En kvittering eller e-mail ved indleveringen.
At sende reparationskvitteringen via WhatsApp eller sms.
Værkstedskalender og kapacitetsplanlægning, sagsmærker og opgaveskabeloner.
Depositum og delbetaling på en sag.
Kundens godkendelse af estimatet online.
Reservation af dele uden at trække dem fra lageret.

Almindelige spørgsmål og problemer¶

Symptom	Årsag	Hvad du gør
"Reparationssagen kunne ikke oprettes."	Du har ikke lov til at oprette sager, eller cyklen hører ikke til den valgte kunde	Vælg cyklen igen, efter at du har valgt kunden; spørg Ejeren.
"Sagens status kunne ikke opdateres."	Trinnet er ikke tilladt, eller sagen er lukket	Genindlæs siden, og følg tabellen over trin.
"Reparationslinjen kunne ikke tilføjes. Kontrollér lageret, og prøv igen."	For lidt på lager, et antal dele med decimaler, eller et produkt uden lagerstyring	Modtag lager; brug hele tal; vælg et lagerført produkt.
Kunden fik ikke e-mailen om godkendelse eller afhentning	Ingen e-mailadresse på kunden, eller e-mailen er slået fra under Indstillinger → E-mail	Tilføj e-mailadressen på kunden; kontrollér Indstillinger → E-mail. Kontakt Kadenio-support, hvis det fortsætter.
Udskriv kvittering mangler	Sagen er ikke godkendt endnu	Godkend estimatet først.
"Kvitteringsvinduet blev blokeret. Tillad pop op-vinduer, og prøv igen."	Browseren blokerede udskriftsvinduet	Tillad pop op-vinduer for Kadenio.
En sag mangler i en fane	Fanen dækker ikke sagens status	Brug Alle, eller bed Ejeren tilføje en fane under Indstillinger → Værksted.
"Værkstedskøen kunne ikke indlæses."	Forbindelsesproblem	Kontrollér forbindelsen, og prøv igen.
POS siger, at sagen allerede er betalt	Der findes et betalt eller refunderet salg for sagen	Kontrollér Salgshistorik.